Mince alors… L’état civil de mes aïeux est inaccessible !

            Ce mois-ci le « Mince alors » s’intéresse à une question primordiale lors de vos premiers pas en généalogie, quelles sont les conditions qui permettent d'accéder aux actes de naissance, mariage et décès ? Nous allons nous concentrer uniquement sur l’état civil en France pour cet article. C’est la base de nos généalogies, même si vous n’ignorez pas que je vous incite régulièrement à tâtonner dans d’autres fonds comme la presse ancienne. Une fois passés les premiers émois généalogiques dans les photos de famille et les archives familiales, votre initiation passe un nouveau cap avec deux sources primordiales les recensements et l’état civil. Malheureusement c’est parfois là que ça commence à coincer, que ce soit en mairie, aux archives ou en ligne. Voici quelques situations et les solutions trouvées par notre ami Néo GENEA, généalogiste débutant fictif, que nous avons déjà rencontré dans une précédente fiche  « Mince alors… ».

 

            Avant de commencer cette enquête dans les méandres des lois et consignes diverses qui régissent l’accès à l’état civil, un petit point important. Cet article va uniquement se pencher sur les actes inaccessibles et non les actes disparus. Nous allons ici réfléchir aux blocages que vous pourriez rencontrer lorsque vous souhaitez obtenir un acte archivé. On ne traitera pas, cette fois-ci, des solutions pour palier à l’absence d’actes détruits (inondations, incendies, guerres…) par exemple.    

            Cas n°1 : Quelles conditions pour accéder aux actes de moins de 75 ans ? Néo GENEA veut consulter, en mairie, l’acte de sa mère née en 1960 et celui de son oncle né en 1962.  Non sans mal, Néo est arrivé dans le petit bureau de l’état civil et demande à consulter l’acte de naissance de sa mère, Marie LE GOFF. Là, ça bloque. L’employé de mairie explique à Néo GENEA qu’elle ne peut lui délivrer l’acte de naissance d’une personne de moins de 75 ans. Néo doit prouver sa filiation avec la personne concernée. Avec son livret de famille et sa carte d’identité, il prouve sans peine qu’il est le fils de Marie LE GOFF. Il demande ensuite l’acte de son oncle, là aussi il peut prouver sa filiation puisqu’il a en possession le livret de famille de ses grands-parents. Cela ne suffit pas, car on ne peut déroger à la limite des 75 ans que si on est la personne concernée, un de ses ascendants ou de ses descendants.

            Néo retient donc deux règles :

-          Les actes de naissance (et de mariage) sont soumis à une limite de communicabilité : 75 ans après la clôture du registre (31 décembre de l’année de l’acte).

-          S’il s’agit de nos ascendants directs, même sans leur accord, nous pouvons accéder à l’acte intégral.

Cas n°2 : Quels pièges éviter quand on demande des actes à distance ? Néo GENEA décide de demander l’acte de décès de sa tante, morte il y a 15 ans à près de 600 kilomètres de chez lui. Pour se simplifier la vie, il décide de passer par internet pour demander l’acte en question à la mairie d’Avignon. Il commence à remplir le formulaire et doit, à la fin, entrer des informations de paiement pour obtenir l’acte. La sommes s’élève à 33€00. Néo hésite et renonce finalement à demander l’acte via internet et s’en retourne prendre une enveloppe et une lettre, il n’aura à payer que le prix du timbre. Par ailleurs on ne lui demande cette fois aucune preuve de filiation. L’histoire le tracasse, il décide d’en parler à un généalogiste plus chevronné qui lui explique qu’il s’agit d’un site en aucun cas officiel et lui rappelle quelques principes.

 Les rappels du vieux briscard :

-          Les actes de décès ne sont pas soumis à des délais de communicabilité et peuvent être immédiatement visibles par tous, de la famille ou non.

-          En France, on ne paie jamais pour accéder à un acte ; si un site vous demande vos coordonnées bancaires, vous êtes face à des personnes qui rendent payant un service public gratuit. Fuyez !

-          On peut seulement être amené, et c’est très encadré, a payé la photocopie et le timbre.

Cas n°3 : 120 ans, 100 ans ou 75 ans, comment s’y retrouver dans les délais de communicabilité ?  Néo GENEA souhaite obtenir l’acte de mariage de son arrière-grand-tante mariée en 1927, il y donc 96 ans. Comme nous l’avons vu avec les deux cas précédents, notre généalogiste semble être dans les crans. Même sans lien de parenté, l’acte a plus de 75 ans, il est donc librement communicable. Malgré tous ses atouts dans sa manche, Néo se voit opposer un refus de la mairie qui lui explique que l’acte a moins de 100 ans et donc qu’il n’est pas en droit de l’obtenir puisqu’il n’est pas un descendant direct. Etonné, Néo s’en va farfouiller ses notes. Il fut une époque où la loi, effectivement fixait le délai de communicabilité à 100 ans, mais depuis le 15 juillet 2008, la loi a abaissé le seuil à 75 ans. La loi de l’époque frappait aussi d’autres délais qui furent considérablement réduits quant à l’accès aux actes administratifs. Admettons qu’à l’époque entre certains dossiers qui passaient de 120 à 50 ans, d’autres de 150 à 120 ans, et en plus le changement concernant l’état civil certains fonctionnaires aient pu y perdre leur latin. C’était il y a 15 ans. Il semble que l’information ne soit pas encore parvenue dans toutes les mairies, on trouve souvent sur les réseaux sociaux, le témoignage désespéré des généalogistes amateurs. 

Quelles solutions quand on est confronté à cette situation ?

-          Vous pouvez répondre au refus en informant l’agent que la loi a (récemment) évolué, en citant la loi 2008-696.

-          Ça ne suffit pas toujours, vous pouvez alors indiquer que vous allez saisir la CADA (Commission d'accès aux documents administratifs), qui gère ce type de problème et pourra rendre un avis qui soutiendra cette démarche. 

-          En tout état de cause, restez poli et courtois, l’agressivité ne donne jamais un coup d’accélérateur à vos démarches.

Cas n°4 : Le registre a plus de 100 ans mais il n’est accessible ni aux archives départementales, ni à la mairie ? Il y a quelques années, Néo GENEA souhaitait obtenir l’acte de décès de son arrière-grand-père François MARTIN. Il est né en 1900 dans le Finistère. La mairie lui indique que l’acte, ayant 123 ans, n’est pas disponible sur place. La commune a moins de 2000 habitants et les anciens registres sont alors versés aux archives départementales. Néo se connecte donc sur le site des archives départementales et découvre que le registre n’est pas en ligne. Lors des vacances d’été, il se rend à Quimper pour consulter la précieuse archive. Catastrophe, le registre est parti en numérisation, il y a plusieurs semaines, et n’est pas prêt de revenir.

Quelles leçons retenir de cette petite mésaventure ?

-          Il arrive des moments où un registre est totalement inaccessible, versé aux archives départementales et faisant l’objet de numérisation.

-          Pensez à consulter les informations disponibles sur le site des archives départementales. Ainsi, à l’époque où Néo faisait ses recherches, un document était disponible en ligne, indiquant justement les communes en cours de numérisation.

-          Néo a pris son mal en patience et a désormais pu obtenir l’acte qu’il espérait.

 

Cas n°5 : L’état civil numérisé de plus de 75 ans n’est pas mis en ligne ?  Néo GENEA apprend que le registre de la commune où sa grand-tante est décédée en bas âge est numérisé, mais non consultable en ligne. Il faut donc se rendre sur l’ordinateur, en salle de lecture des archives départementales. Néo GENEA est doublement déçu, d’une part il va devoir quitter le cocon de son salon et surtout son déplacement aux archives n’aura pas la saveur d’une consultation d’un original. C’est pourtant sur place qu’il se verra donner une explication à propos de ce paradoxe, devoir se rendre sur place pour utiliser un environnement de travail virtuel.

Les explications de l’archiviste

-          Ici ce n’est pas la loi 2008-696 qu’il faut prendre en compte et ses fameux 75 ans.

-          La C.N.I.L (Commission nationale de l'informatique et des libertés) régit la publication des documents contenant des informations personnelles sur internet et impose des règles bien précises. 

-          L’une de ces règles remonte la barre de diffusion sur internet à 100 ans. Un acte peut donc être légalement communicable, mais pas diffusable en ligne.

-          Si les registres après numérisation sont, parfois, retirés de la consultation en salle de lecture, c’est pour leur préservation en limitant les manipulations.

 

Cas n°6 : On me dit que je peux accéder librement à l’état civil au bout de 25 ans ?  Néo GENEA a renoncé à obtenir l’acte de naissance de son oncle né en 1962. Il sait pourtant que grâce à celui-ci, il pourrait trouver l’adresse de ses grands-parents cette année-là. Il explique le problème à l’employé de l’état civil. Il souligne que c’est important puisque cet oncle est décédé  à 20 ans et que ses grands-parents venaient de déménager dans un autre quartier. Il souhaite identifier la première adresse avant ce déménagement. C’est alors que le préposé à l’état civil lui annonce que dans ce cas il n’y a aucun problème. En effet, le délai de communicabilité de 75 ans est réduit à 25 ans après le décès de la personne concernée. Ainsi l’oncle de Néo étant mort en 1982, l’acte est communicable, en théorie, depuis 2007. Néo présente donc l’acte de décès et obtient la copie de l’acte de naissance sans problème.

            Néo prend donc note :

-          Les 75 ans ne sont pas une barre totalement incompressible.

-          Les 25 ans se comptent à partir de la date du décès. 

-          Il est donc primordial de conserver date et copie des actes de décès des collatéraux.  

J’espère que ce pense-bête sera une aide précieuse si vous avez besoin d’une boussole dans la jungle des délais et conditions de communicabilité des actes d’état civil. La rubrique « Mince alors… » s’adresse aux débutants, j’ai donc essayé de me limiter aux cas les plus classiques et les plus courants. Il existe ensuite différents cas particuliers, que vous pouvez toujours évoquer en commentaire.

Je vous souhaite de bonnes et fructueuses recherches généalogiques.